Nach Verpackungsverordnung lizenzierungspflichtige Unternehmen müssen bei Überschreiten bestimmter Verpackungsmengenschwellen an im Jahr 2011 in den Verkehr gebrachten Verpackungen gemäß § 10 VerpackV eine Vollständigkeitserklärung (VE) im elektronischen Register www.ihk-ve-register.de abgeben. Die Frist zur Abgabe der VE endet am 30.04.2012.
1. Was ist eine VE?
Unternehmen, die gemäß § 6 Abs. 1 S. 1 Verpackungsverordnung (VerpackV) lizenzierungspflichtig sind und bestimmte Jahresmengenschwellwerte an in den Verkehr gebrachten Verkaufsverpackungen (80 t/a für Glas; 50 t/a für Papier/Pappe/Karton; 30 t/a für Aluminium/ Weißblech/ Kunststoffe/ Verbunde) überschreiten, müssen seit Inkrafttreten der 5. Verpackungsverordnung am 5. April 2008 gemäß § 10 VerpackV jeweils bis zum 1. Mai eines Jahres eine sog. Vollständigkeitserklärung (VE) für das vergangene (Berichts-)Jahr abgeben. D. h. die betroffenen Unternehmen müssen eine Erklärung über alle in Verkehr gebrachen materialspezifischen Verkaufsverpackungsmengen abgeben. Diese VE müssen die Unternehmen im elektronischen VE-Register www.ihk-ve-register.de als geschützter Datenbank abgeben und hinterlegen.
Verpflichtete Unternehmen haben erstmals zum 1. Mai 2009 die VE für das Jahr 2008 hinterlegt. Die Pflicht zur Abgabe der Erklärung wird seitdem jährlich fortgeschrieben.
Um die VE hinterlegen zu können, müssen die vom Unternehmen ermittelten Verpackungsmengendaten des vergangenen Jahres zunächst vom Testierer (z.B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater) auf ihre Richtigkeit geprüft und bestätigt werden. Im Anschluss daran meldet sich das Unternehmen im elektronischen Register an und gibt im System die Verpackungsmengendaten ein. In der abzugebenden Erklärung müssen die in Verkehr gebrachten Mengen von sowohl für den privaten Endverbraucher (b2c) als auch für den gewerblichen Endverbraucher (b2b) bestimmten Verpackungen - je nach Materialart - angegeben werden. Außerdem müssen die b2c-Verkaufsverpackungen auf die einzelnen Dualen Systeme, bei denen die Verpackungen lizenziert wurden, aufgeschlüsselt werden. Darüber hinaus müssen die an Branchenlösungen beteiligten Verpackungsmengen eingetragen und Angaben zur Erfüllung der Verwertungsanforderungen in Bezug auf die b2b-Verkaufsverpackungen gemacht werden.
Aus den im Register abzuspeichernden Daten wird eine PDF-Datei generiert, die das Unternehmen seinem Testierer elektronisch übermittelt. Der Testierer signiert die Datei mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur und übermittelt die Datei an das Unternehmen zurück. Das Unternehmen muss nun die Datei im Register erfolgreich hochladen (Upload), denn erst mit dem erfolgreichen Hochladen der Datei gilt die VE als rechtsgültig abgegeben. Die VE muss im nächsten Schritt von der IHK freigeschaltet werden und die Hinterlegung der VE ist abgeschlossen.
Anschließend werden die Unternehmensdaten (Name, Adresse) im öffentlichen Teil des Registers veröffentlicht und die zuständige Abfallbehörde erhält den internen Zugriff auf die VE-Daten des Unternehmens.
Die Frist zur Abgabe der VE endet jeweils zum 1. Mai eines Jahres, d. h. die VE sollte bis Ende April eines Jahres im elektronischen Register abgegeben worden sein. Fristverlängerungen sind ausgeschlossen. Bei nicht richtig, nicht vollständig oder zu spät durch das Unternehmen abgegebener VE droht ein Bußgeld von bis zu 50.000 €.
2. Wer ist von der Pflicht betroffen?
Betroffen sind Unternehmen, die Erstinverkehrbringer von verpackten Waren (und somit lizenzierungspflichtig) sind und bestimmte Jahresmengenschwellen an Verpackungen – aufgeteilt nach Materialarten – gemäß § 10 VerpackV überschreiten.
2.1. Erstinverkehrbringer
„Erstinverkehrbringer” sind alle Unternehmen, die verpackte Ware als erste in Deutschland in den Handelsmarkt bringen und deshalb gemäß § 6 Abs. 1 S. 1 VerpackV lizenzierungspflichtig sind. Darunter fallen Importeure, Abfüller und Eigenmarken des Handels sowie deren beauftragte Dritte. Aus der Lizenzierungspflicht des Unternehmens folgt – bei Erreichen der Jahresmengenschwellen – die Pflicht zu Abgabe der VE.
Bei Eigenmarken des Handels liegt die Pflicht zur Abgabe der VE nicht beim Abfüller, sondern beim Handel, da das Handelsunternehmen Erstinverkehrbringer ist.
2.2. Überschreiten von Jahresmengenschwellen
Zusätzlich zur Erstinverkehrbringer-Eigenschaft müssen bestimmte Jahresmengen an in Verkehr gebrachten Verkaufsverpackungen überschritten worden sein, damit die VE-Abgabepflicht besteht:
mehr als 80 t/a Glasverpackungen oder
mehr als 50 t/a Papier-/Pappe-/Karton-Verpackungen oder
mehr als 30 t/a Aluminium/Weißblech/Kunststoff/Verbunde
Die angegebenen Zahlen beziehen sich auf das Gewicht der leeren Verpackungen.
Das Überschreiten der Mengenschwellen bemisst sich ausschließlich an den lizenzierungspflichtigen insgesamt im Jahr in Verkehr gebrachten b2c-Verkaufsverpackungen je nach Materialart.
Unterhalb dieser Mengenschwellen ist eine Abgabe der VE nur auf behördliches Verlangen erforderlich.
3. Was muss vor der Anmeldung im Register beachtet werden?
Das Unternehmen, das einer Pflicht zur VE-Abgabe unterliegt, sollte bei seiner Planung einige Aspekte im Vorfeld berücksichtigen, um einen reibungslosen Ablauf der VE-Hinterlegung sicherzustellen:
Verantwortliche Person im Unternehmen bereits vor Anmeldung im Register festlegen: Da im Rahmen der Registrierung im VE-Register jedes Unternehmen angeben muss, wer die verantwortliche Person im Unternehmen und damit Ansprechpartner des Registers sein wird, sollte bereits im Vorfeld eine für die Abgabe der VE verantwortliche Person bestimmt werden.
IT-Zugangsvoraussetzungen für das IHK-VE-Register: Das elektronische Register setzt einen PC mit Internetzugang voraus. Zugang zum Register erhält das Unternehmen über die Browsersoftware „Internet Explorer” ab Version 7 oder „Moziall Firefox” ab Version 3. In der Browsereinstellung müssen „Cookies akzeptiert” werden und „Java Script” zugelassen sein.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist das Identifikationsmerkmal des verpflichteten Unternehmens im Register - VE-Abgabe von Gesellschaften mit der gleichen Ust-IdNr.: Bei VE-pflichtiger Muttergesellschaft mit jeweils VE-pflichtigen Tochtergesellschaften sollte folgendes berücksichtigt werden: Gesellschaften, die jede für sich VE-pflichtig sind und jeweils eine eigene USt-IdNr. haben, sind verpflichtet, jeweils auch eine VE abzugeben. VE-pflichtige Gesellschaften, die alle unter einer einzigen USt-IdNr. firmieren, müssen gemeinsam eine einzige VE über die Muttergesellschaft abgeben, d.h. die Muttergesellschaft muss sich im Register anmelden und die VE im Register hinterlegen.
Rechtzeitig informieren, ob Testierer über die qualifizierte elektronische Signatur verfügt: Die VE der Unternehmen muss durch einen externen Dritten testiert werden. VE-pflichtige Unternehmen sollten sich daher frühzeitig vor der Anmeldung im Register bei ihrem Testierer erkundigen, ob dieser über die für die VE-Abgabe zwingend erforderliche qualifizierte elektronische Signatur nach § 2 Signaturgesetz verfügt. Denn ohne die qualifizierte elektronische Signatur des Testierers kann eine VE nicht abgegeben werden.
Frühzeitig mit Ermittlung der Verpackungsmengen-Daten beginnen, um Frist zu wahren – Fristverlängerung ist ausgeschlossen: Bereits vor der Anmeldung im Register sollte das Unternehmen bedenken, dass der gesamte Prozess der VE-Abgabe eine gewisse Zeitdauer in Anspruch nehmen wird und daher frühzeitig mit der Ermittlung der Verpackungsmengendaten und der Zusammenstellung der entsprechenden Belege und Dokumente für den Testierer beginnen.
Sonderfall Serviceverpackungen: Vertreiber von mit Ware befüllten Serviceverpackungen, die ihre Lizenzierungspflicht bereits delegiert haben, erhalten gemäß § 10 Abs. 3 VerpackV das Recht, auch die VE-Abgabepflicht auf Hersteller oder Vorvertreiber der Serviceverpackungen zu delegieren, wenn sich diese an einem Dualen System beteiligen. Hat ein Unternehmen sich aber bereits mit seinen Serviceverpackungen lizenziert, folgt daraus auch die VE-Abgabepflicht, wenn die unter Punkt 2.2. genannten Jahresmengen überschritten wurden. Eine Delegierung der VE-Pflicht ist nicht mehr möglich.
4. Anleitung zur Abgabe und Hinterlegung der VE
Für die Hinterlegung der VE sollten die folgenden Schritte chronologisch vorgenommen werden:
4.1. Ermittlung der VE-Daten
a) Zunächst muss im Unternehmen die Menge der im vorangegangenen Kalenderjahr in Verkehr gebrachten Verkaufsverpackungen ermittelt werden.
b) Hierbei sollte die Verpackungsmenge nach den folgenden Kriterien aufgeschlüsselt werden:
- Tonnage (in kg) je Materialart (Glas, Papier/ Pappe/ Karton, Weißblech/ Verbundstoffe/ Kunststoffe/ sonstige Materialien),
- Anfallstelle, d.h. entweder beim privaten Enderbraucher/ vergleichbare Anfallstelle (= b2c-Verpackungen) oder beim gewerblichen Endverbraucher (= b2b-Verpackungen)
- und Art der Rücknahme (Duale Systeme, Branchenlösung).
c) Wird mindestens eine der unter Punkt 2.2. genannten Mengenschwellen überschritten, ist eine umfassende VE abzugeben, d.h. nicht nur für die Verpackungen, die oberhalb der jeweiligen Bagatellgrenzen liegen, sondern für alle Verpackungsmaterialien.
d) Da die ermittelten Daten im nächsten Schritt (Punkt 4.2.) von einem Testierer überprüft und auf ihre Richtigkeit bestätigt werden müssen, sollte bei der Zusammenstellung der Daten darauf geachtet werden, dass die Angaben nachprüfbar sind.
4.2. Abstimmung der Daten mit dem Testierer
a) Der Testierer muss bereits vor Eingabe der Daten in das VE-Register unbedingt kontaktiert werden, damit dieser die Daten überprüfen, bestätigen und seinen Prüfbericht erstellen kann.
b) Testierer sind: Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, vereidigte Buchprüfer, DAU-Umweltgutachter und von der IHK öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige (§ 10 Abs. 1 VerpackV).
c) Wichtig ist: Der Testierer muss zwingend über eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 2 Signaturgesetz verfügen. Diese kann er auch bei der IHK beantragen (Dok. Nr. 634 auf unserer Homepage). Das VE-Register akzeptiert nur den Standard „PKCS–7” zum Signieren der VE. Dies wird von allen bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Signaturen erfüllt.
d) Der Testierer hat in seinem Prüfbericht zu bestätigen, dass die VE-Angaben für das jeweilige Berichtsjahr uneingeschränkt richtig sind. In der VE muss in der Maske im Register das Datum des Prüfberichtes angegeben werden.
4.3. Erstmalige Registrierung im VE-Register
a) Im VE-Register und bei Vertragsschluss mit den Dualen Systemen muss dieselbe Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet werden. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nach Abschluss der Erstanmeldung im VE-Register nicht mehr veränderbar.
b) Bei der Registrierung ist die im Handelsregister eingetragene Firma als Unternehmensbezeichnung einzugeben.
c) Die für die VE-Abgabe des Unternehmens verantwortliche Person muss angegeben werden. Die gesamte Kommunikation zwischen dem VE-Register und dem verpflichteten Unternehmen erfolgt über die hinterlegte E-Mail-Adresse, die im Zusammenhang mit der verantwortlichen Person des Unternehmens angegeben wird.
d) Die Registrierung erfolgt einmalig. Alle Unternehmensdaten können – mit Ausnahme der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – auch nachträglich über die Maske „Basisdaten” im Unternehmensmodul geändert.
4.4. Anmeldung/ Login im Register
Nach erfolgter Registrierung kann die Anmeldung (Login) im VE-Register erfolgen. Die Zugangsdaten werden per E-Mail an die verantwortliche Person des Unternehmens zugesandt, die so ein Passwort für das Zugangskonto erhält.
4.5. Eingabe der VE-Daten
a) Es dürfen nur die bereits im Vorfeld vom Testierer geprüften und bestätigten Daten eingegeben werden.
b) Die Verpackungsmengen werden in Kilogramm (kg) angegeben. Bei der Eingabe der materialspezifischen Daten muss besonders darauf geachtet werden, dass die Daten sowohl der entsprechenden Materialfraktion als auch dem jeweiligen Dualen System richtig zugeordnet werden.
d) Die Mengenangaben zu den Branchenlösungen (§ 6 Abs. 2 VerpackV) sind als Gesamtmengen für alle Branchenlösungen, an denen sich das VE-pflichtige Unternehmen im Berichtszeitraum beteiligt hat, anzugeben. Eine Aufstellung der Verteilung der Menge auf die einzelnen Branchenlösungen ist nicht erforderlich und im Eingabesystem auch nicht vorgesehen.
e) Gewerbliche Verkaufsverpackungen (b2b) gemäß § 7 VerpackV sind ebenfalls anzugeben. Diese Daten sind nicht Mengenschwellenrelevant, müssen aber bei vorliegender VE-Pflichtigkeit ebenfalls in der VE angegeben werden.
f) Die Eingabe der VE-Daten ist mit „Speichern” abzuschließen. Erst dadurch werden die Daten in das VE-Register übernommen.
4.6. Download der VE-Prüfbescheinigung
a) Nach der Speicherung der VE-Daten kann das VE-PDF (= Prüfbescheinigung zur Vollständigkeitserklärung) aus der Datenbank generiert werden.
b) Das generierte VE-PDF kann heruntergeladen werden (Download).
c) Die heruntergeladene PDF-Datei muss nun außerhalb des Systems auf einem Datenträger/ Speichermedium abgespeichert werden, damit sie dem Testierer elektronisch übermittelt werden kann.
ACHTUNG: Sollten sich nachträglich VE-Daten ändern, ist der gesamte Prozess von der Eingabe der Daten (Punkt 4.5.) bis zum Download der PDF-Datei (Punkt 4.6.) zu wiederholen. Mit der Generierung eines neuen VE-PDFs werden alle früheren Versionen ungültig und vom VE-Register nicht mehr akzeptiert – dies gilt auch bei einer bereits erfolgreich abgegebenen und veröffentlichten VE. Die bereits abgegebene VE wird ins Archiv verschoben und das Unternehmen wird im öffentlichen Teil des Registers nicht mehr angezeigt.
WICHTIG: Das PDF-Dokument darf auf keinen Fall verändert werden. Bereits durch das Speichern des Dokuments mit „Speichern unter” wird der „Hash-wert” (= eindeutige Identifikation des Dokuments) verändert. Das geänderte Dokument würde dann später vom VE-Register nicht mehr akzeptiert werden.
4.7. Übermittlung des VE-PDF an den Testierer
Die PDF-Datei muss unverzüglich und sicher an den ausgewählten Testierer elektronisch übermittelt werden.
4.8. Signieren des VE-PDF durch den Testierer
Die Testierung kann ausschließlich durch die qualifizierte elektronische Signatur erfolgen. Das digital signierte VE-PDF muss auf elektronischem Weg vom Testierer an das verpflichtete Unternehmen zurück übermittelt werden.
4.9. Upload, Abgabe und Hinterlegung der VE
a) Nach Erhalt des signierten VE-PDF muss sich das Unternehmen erneut im VE-Register anmelden (Login), um die signierte VE-PDF in das System hochladen zu können (Upload). Das VE-Register akzeptiert das signierte VE-PDF, wenn zum einen die qualifizierte elektronische Signatur gültig ist und zum anderen die Datei unverändert geblieben ist.
b) Mit dem Upload gilt die VE rechtlich als abgegeben. Der Eingang der signierten VE im VE-Register wird mit dem Zeitstempel dokumentiert, der nur für die zuständige Abfallbehörde einsehbar ist.
c) Die abgegebene VE wird der zuständigen IHK automatisch vorgelegt, die diese dann freischaltet. Mit der Freischaltung der VE durch die IHK wird das VE-pflichtige Unternehmen in die Unternehmensliste (Name, Ort, PLZ) des Registers eingestellt, die jeweils ab dem 2. Mai eines Jahres und erstmals seit 2. Mai 2009 für die Öffentlichkeit im Internet einsehbar ist. Die VE gilt als hinterlegt. Die Abfallbehörde hat nun Zugriff auf die VE des Unternehmens.
5. Wer darf die VE-Daten einsehen?
Die VE wird in ein geschütztes Intranet gestellt, in das auch die Dualen Systeme ihre Lizenz-Daten (= Verpackungsdaten je gemeldetes Unternehmen) eingeben. Die Behörde kann die nach Freischaltung der VE vom Unternehmen eingegebenen Daten auf der einen und die vom Dualen System eingespeisten Verpackungsmengen auf der anderen Seite direkt auf die passende Übereinstimmung vergleichen.
Dabei kann weder die IHK noch das Duale System die Angaben der „anderen Seite” einsehen. Lediglich die zuständigen Abfallbehörden erhalten für ihre Überwachungsaufgaben die vollständigen Leserechte „beider Seiten”.
6. Konsequenzen bei Verstoß gegen die Abgabepflicht
Wer die Pflicht zur VE-Abgabe missachtet, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € geahndet werden kann.
