Datenschutzinformationen für Mitgliedsunternehmen

Datenschutzinformationen der Industrie- und Handelskammer Karlsruhe (IHK) für Mitgliedsunternehmen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO.
Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer gesetzlichen Mitgliedschaft.

Quelle der Daten

Die Industrie und Handelskammer Karlsruhe (IHK) bekommt in der Regel die Daten Ihrer Gewerbemeldung von der für Ihren Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO). Ferner erhält die IHK Finanzamtsdaten (Gewerbeertrag/Gewinn/Gewerbesteuerpflicht) zu einer gewerbesteuerlichen Tätigkeit von den Finanzbehörden. Die Übermittlungsbefugnis der Finanzbehörden ergibt sich aus § 31 Abgabenordnung (AO). Außerdem können die Daten unter den Voraussetzungen des § 9 Abs. 1 IHK-Gesetz auch von allgemein zugänglichen Quellen erhoben werden,
  • wenn die zu erfüllende Verwaltungsaufgabe ihrer Art nach oder im Einzelfall eine solche Erhebung erforderlich macht, oder
  • wenn die Erhebung bei der betroffenen Person einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde oder keinen Erfolg verspricht.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Karlsruhe
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: info@karlsruhe.ihk.de
Vertretungsberechtigte:
Wolfgang Grenke (Präsident)
Dr. Guido Glania  (Hauptgeschäftsführer)

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und Kategorien personenbezogener Daten

Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 des Gesetzes zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern  (IHKG) ist die IHK berechtigt, die Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen zu verarbeiten, die in § 14 Absatz 8 Satz 1 Nummer 1 und Satz 2 der Gewerbeordnung (GewO) sowie der Rechtsverordnung nach § 14 Absatz 14 GewO aufgeführt sind (Angaben zum Betriebsinhaber und zum Betrieb). Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist die Erfüllung von Aufgaben, die uns nach dem Industrie- und Handelskammergesetz (IHKG) oder anderen Gesetzen (z. B. Berufsbildungsgesetz) übertragen sind. Für die Organisation und Durchführung dieser Aufgaben werden Ihre Daten in den hierfür erforderlichen Datenbanken, Dateien und Dokumenten verarbeitet und dokumentiert. Als Mitglied der IHK bitten wir Sie, soweit Ihre Mitarbeiter mit der IHK Karlsruhe in Kontakt treten, über die genannte Datenverarbeitung zu informieren. Die Löschung dieser Daten richtet sich nach dem Löschkonzept.

Aufgaben nach IHK-Gesetz

Das Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern enthält gesetzliche Regelungen zu einer Reihe von Zwecken:
  • Feststellung von Beginn und Ende einer IHK-Zugehörigkeit, § 2 Abs. 1 IHKG
  • Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG
  • Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG
  • Information und Beratung der Mitglieder, § 1 IHKG (z. B. Versand des IHK-Magazins)
  • Erhebung von Beiträgen, § 3 IHKG
  • Durchführung von Wahlen zur IHK-Vollversammlung, § 5 IHKG
  • Übermittlung von Daten an nicht-öffentliche Stellen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken, § 9 IHKG

Hoheitliche und sonstige gesetzliche Aufgaben

Die Datenverarbeitung erfolgt ferner zur Erfüllung von hoheitlichen (z. B. berufliche Bildung, Gewerbeerlaubnisbehörde für Gewerbeerlaubnisse nach § 34c bis i GewO) und sonstigen gesetzlichen Aufgaben.

Erhebung von IHK-Beiträgen

Gemäß § 9 Abs. 2 IHKG ist die IHK weiter berechtigt, zur Festsetzung der Beiträge der IHK-Mitglieder die Bemessungsgrundlagen bei den Finanzbehörden zu erheben. Über diese Daten verfügen wir gemäß § 9 Abs. 2 IHKG aufgrund der Übermittlung durch die Finanzverwaltung an die Arbeitsgemeinschaft Kammerleitstelle für Beitragsbemessungsgrundlagen (AKB) e. V. oder durch Übermittlung direkt an uns. Die AKB leitet die Bemessungsgrundlagen auf der Basis eines Vertrags über Auftragsverarbeitung an die zuständige(n) IHK weiter. Diese Daten werden zum Zweck der Feststellung von Anfang und Ende der Beitragszugehörigkeit und der Beitragsfestsetzung verarbeitet.

Berufliche Bildung

Weiterhin hat die IHK gemäß § 1 IHKG i. V. m. §§ 32, 76 Berufsbildungsgesetz (BBiG) u. a. die Berufsbildung zu überwachen. Im Rahmen unserer Pflicht zur Überwachung der Ausbildung müssen wir uns ein umfassendes Bild vom Ausbildungsbetrieb machen. Die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen Angaben zu Ausbildungsbetrieben verarbeiten wir, sofern Sie Ausbildungsbetrieb sind oder werden. Die Überwachungspflicht beginnt mit dem ersten Ausbildungsverhältnis und endet erst, wenn ein Betrieb nicht mehr existiert oder nicht mehr ausbildet. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der Ausbildung gespeichert.

Mitgliedsbescheinigungen und Jubiläumsurkunden

Die IHK stellt Bescheinigungen über die Mitgliedschaft Ihres Unternehmens gemäß § 2 IHKG aus. Zur Erstellung von Jubiläumsurkunden über die Betriebszugehörigkeit verarbeitet die IHK Angaben zu Mitarbeitern von Mitgliedsunternehmen auf deren Wunsch gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.u Mitarbeitern von Mitgliedsunternehmen auf deren Wunsch gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Interne Verwaltungszwecke

Angaben für interne Verwaltungszwecke (z. B. Identnummer, Beitragsveranlagung und Art der Beitragspflicht, Datensperrkennzeichen nach § 9 IHK-Gesetz, Ihre Wahlgruppe und -bezirk bezogen auf die IHK-Wahl) werden von der IHK selbst angelegt und ausschließlich zu internen Verwaltungszwecke verarbeitet.
Nach § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer ihr obliegenden Aufgabe erforderlich ist.
Soweit keine gesetzliche Regelung im bereichsspezifischen oder allgemeinen nationalen Datenschutzrecht besteht, kommen als Rechtsgrundlagen die Tatbestände nach Art. 6 DSGVO (insbesondere Art. 6 Abs. 1 c [Rechtspflicht] und e [Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse]) – bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 DSGVO in Verbindung mit § 17 Abs. 2 LDSG in Betracht.

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Die IHK verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:
  • Stammdaten
  • Angaben zum Betrieb
  • Angaben für interne Verwaltungszwecke
  • Daten zur Beitragsveranlagung
  • Angaben zu Ausbildungsbetrieben

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Hinsichtlich der Übermittlung dieser Daten ist zu unterscheiden zwischen einer Weitergabe an öffentliche und nicht-öffentliche Stellen. Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
a) Öffentliche Stellen (z. B. Verwaltungsbehörden, Gerichte)
  • sofern die IHK gesetzlich hierzu verpflichtet ist
  • sofern dies zur Erfüllung von IHK-Aufgaben oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage (z. B. nach Landesdatenschutzgesetz) besteht
b) Nicht-öffentliche Stellen
  • sofern diese im Wege des Adressservices bei der IHK Adressdaten von IHK-Unternehmen, deren Daten hierfür nicht gesperrt sind, bestellen. Der Empfänger der Daten wird darauf verpflichtet, die Daten nur für den Zweck zu verarbeiten, zu dessen Erfüllung sie ihm übermittelt werden ( § 9 Abs. 5 IHK-Gesetz)
  • innerhalb der hierfür vorgesehenen Frist vor IHK-Wahlen an Kandidaten/innen für einen Sitz in der Vollversammlung und zur Bewerbung einer eigenen Kandidatur
  • sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben
  • Auftragsverarbeiter - die IHK lässt die Daten auch von Dienstleistern verarbeiten. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag z. B. zur Durchführung und Organisation von IHK-Veranstaltungen, Versand des IHK-Magazins, Hoster und sonstige IT-Dienstleister wie externe Administration, Wartung und Fernwartung, Websiten-Design, Cloud-Lösungen, Entsorger von Akten/Datenträger, Lettershops, Website-Tracking, Werbeagenturen).

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Hierzu gilt:
Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen findet die Datenverarbeitung auch im Ausland statt, wobei die Anforderungen an Übermittlung in Drittstaaten eingehalten werden.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHK, aus dem Satzungsrecht der IHK und/oder aus steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. In allen anderen Fällen besteht ein Löschkonzept. Verwaltung der Stammdaten inklusive der Firmenakten: HR (=Handelsregister-Unternehmen) und KGT (=Kleingewerbetreibende): keine Löschfrist auch nach Gewerbeaufgabe, allerdings selektive Zugangssperren (Einschränkung der Verarbeitung).
Geschäftsbriefe werden für längstens sechs Jahre aufbewahrt, sofern nicht wegen Fördergeldern durch das Förderprojekt oder als Beweis gegen eine etwaige Schadensersatzforderung eine längere Aufbewahrungsfrist erforderlich ist. Steuerrelevante Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt. Ansonsten besteht auch die Verpflichtung zur Andienung aller Unterlagen, die die IHK Karlsruhe nicht mehr zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt, an das Landesarchiv Baden-Württemberg. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

9. Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen. Wir werden Ihre Daten sodann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte/n:
IHK Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

10. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Karlsruhe durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

11. Widerrufsrecht gemäß § 9 Abs. 5 IHK-Gesetz

Wir dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung die Daten aus der Gewerbeanzeige,
wie insbesondere Angaben zum Betrieb (z. B. Wirtschaftszweig, Beschäftigtengrößenklasse) zur Förderung von Geschäftsabschlüssen und zu anderen, dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken an nicht-öffentliche Stellen übermitteln (§ 9 Abs. 5 IHK-Gesetz).
Sie können der Übermittlung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Sie können diesen Widerspruch gegenüber der IHK Karlsruhe, Lammstraße 13-17, 76133 Karlsruhe schriftlich, per E-Mail an begruessung@karlsruhe.ihk.de oder telefonisch unter 0721 174-184 erklären.