Datenschutzinformationen für die Wahl zur Vollversammlung

Datenschutzinformationen der Industrie- und Handelskammer Karlsruhe (IHK) für die Wahl zur Vollversammlung gemäß Art. 13 und 14 DSGVO.
Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Durchführung der Vollversammlungswahl und ggf. Ihrer Bereitschaft hierfür als Kandidat zur IHK-Vollversammlung zu kandidieren.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Karlsruhe
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail:  info@karlsruhe.ihk.de
Vertretungsberechtigte:
Wolfgang Grenke (Präsident)
Dr. Guido Glania (Hauptgeschäftsführer)

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Wahlverfahrens verarbeitet, um auf der Grundlage der DSGVO, des IHK-Gesetzes, der IHK-Satzung und der IHK-Wahlordnung die Vollversammlungswahl

Online-Wahl/Briefwahl

An der Online-Wahl können Sie nur über die zugesendeten Login und Passwortinformationen teilnehmen. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahlberechtigungsprüfung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e Abs. 3 S. 2 DSGVO i. V. m. § 5 IHK Gesetz und §§ 3,13 der IHK-Wahlordnung. Die Online-Wahl-Website verwendet einen Session-Cookie. Session-Cookies sind kleine Informationseinheiten, die ein Anbieter im Arbeitsspeicher des Computers des Besuchers speichert. In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt, eine sogenannte Session-ID. Dieser dient dazu Ihre Anmeldung am Wahlsystem zu steuern. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern. Mit dem Cookie werden daher keine personenbezogenen Daten gespeichert oder verwertet. Nach erfolgreicher Wahl oder dem Schließen des Browser wird dieser wieder gelöscht. Bei dem Session-Cookie handelt es sich um ein technisch unbedingt erforderliches Cookie. Wird es nicht gesetzt, so können wir Ihnen die Online-Wahl nicht anbieten.
Bei der Briefwahl verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahlberechtigungsprüfung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e Abs. 3 S. 2 DSGVO i. V. m § 5 IHK Gesetz und §§ 3,16 der IHK-Wahlordnung.

Wählerlisten

Gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e Abs. 3 S. 2 DSGVO i. V. m. §§ 5, 9 IHK Gesetz und § 9 der Wahlordnung der IHK Karlsruhe (WO) enthält die Wählerliste Angaben zu Namen, Firma, Anschrift, Wahlgruppe, Wahlbezirk, Identnummer und Wirtschaftszweig der Wahlberechtigten. Eine Einsichtnahme in die Wählerliste ist nach § 9 Abs. 3 WO möglich. Gemäß § 9 Abs. 4 WO können Anträge auf Aufnahme oder Zuordnung in eine (andere) Wahlgruppe bzw. einen (anderen) Wahlbezirk sowie Einsprüche gegen die Zuordnung gestellt werden. Nach § 9 Abs. 6 WO können Kandidaten zum Zwecke der Wahlwerbung Namen, Firma, Anschrift und Wirtschaftszweig zum Zwecke der Wahlwerbung aus ihrer jeweiligen Wahlgruppe und ihrem Wahlbezirk übermittelt bekommen, soweit die Voraussetzungen vorliegen.

Online-Wahlgruppenüberprüfung

Über unser Online-Formular kann die Wahlgruppe ermittelt werden. Hierzu werden folgenden Daten verarbeitet: Identnummer, Postleitzahl, sowie Daten zur Kontaktaufnahme: Name, Vorname, Telefonnummer. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e, Abs. 3 S. 2 DSGVO i. V. m. § 5 IHK-Gesetz und § 9 der Wahlordnung der IHK Karlsruhe i. V. m. §§ 1, 4 LDSG.

Kandidatenservice (Kontaktformular)

Im Rahmen des Kandidatenservices informieren wir Sie automatisch über die nächsten Schritte, insbesondere über anstehende Fristen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e, Abs. 3 S. 2 DSGVO i. V. m. §§ 5, 9 IHK-Gesetz und § 11 der Wahlordnung der IHK Karlsruhe i. V. m. §§ 1, 4 LDSG. Sollten Sie sich gegen eine Kandidatur entscheiden, werden ihre diesbezüglichen Daten wieder gelöscht.

Bewerber und Kandidaten

Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten, Ihres Fotos und der von Ihnen gemachten Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Person erfolgen zur Wahlwerbung sowie für weitere Veröffentlichungen der Kandidaten und später Gewählten im Internet, auf den Websiten der IHK Karlsruhe als Bekanntmachungsorgan, oder im IHK-Magazin “Wirtschaft in der TechnologieRegion Karlsruhe” (WIMA) zum Beispiel im Rahmen von Beilagen (z. B. gedruckte Kandidaten- oder Gewähltenbeilage) auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Wahlvorschläge/Kandidatenliste/Stimmzettel

Gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a und e DSGVO i. V. m. §§ 5, 9 IHK-Gesetz und §§ 8, 11 der Wahlordnung der IHK Karlsruhe enthalten die Wahlvorschläge folgende Daten: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Stellung oder Funktion im Unternehmen, Bezeichnung des IHK-zugehörigen Unternehmens und dessen Anschrift sowie ein Foto des Kandidaten. Gemäß § 5 WO können besonders Bevollmächtigte ihre Stellung durch eine entsprechende Vollmacht nachweisen. Die Summe der gültigen Wahlvorschläge für jede einzelne Wahlgruppe in jedem einzelnen Wahlbezirk ergibt die diesbezügliche Kandidatenliste/Stimmzettel. Ggf. kann der Wahlausschuss ergänzende Angaben beschließen.

Bekanntmachung des Wahlergebnisses

Gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i. V. m. §§ 5, 9 IHK-Gesetz, §§ 8, 19, 23 der Wahlordnung der IHK Karlsruhe werden nach der Wahl folgende Daten veröffentlicht: Familienname, Vorname, Stellung und/oder Funktion im Unternehmen, Bezeichnung des IHK-zugehörigen Unternehmens und dessen Sitz bzw. Niederlassung.

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben:
  • An Dienstleister, die zur Durchführung der Wahl beauftragt werden;
  • ggf. an Kandidaten zum Zwecke der Wahlwerbung (§ 9 Abs. 6 Wahlordnung).

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Hierzu gilt:
Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen findet die Datenverarbeitung auch im Ausland statt.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHK, aus dem Satzungsrecht der IHK, aus steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben sowie aus der Wahlordnung. In allen anderen Fällen besteht ein Löschkonzept. Ausnahme ist Ihre Einwilligung. In diesem Fall erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

8. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Karlsruhe, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte/n:
IHK Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

9. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Im Hinblick auf die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und Fotoaufnahmen ist Ihre vorherige Einwilligung erforderlich. Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Bei Druckwerken ist die Einwilligung nicht mehr widerruflich, sobald der Druckauftrag für das konkrete Druckwerk erteilt ist.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die IHK Karlsruhe benötigt die angegebenen Daten, um die Vollversammlungswahl durchzuführen Die Verpflichtung für Sie als Bewerber/und Kandidat ergibt sich aus der Kandidatur bei der Wahl zur IHK-Vollversammlung. Wenn die erforderlichen Daten nicht angegeben werden, können Sie sich nicht als Kandidat für die Vollversammlungswahl zur Verfügung stellen.