Datenschutzinformationen für ein Ehrenamt bei der IHK Karlsruhe

Datenschutzinformationen der Industrie- und Handelskammer Karlsruhe (IHK) für ein Ehrenamt bei der IHK Karlsruhe gemäß Art. 13 DSGVO.
Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Ausübung eines Ehrenamtes für die Industrie- und Handelskammer Karlsruhe.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Karlsruhe
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: info@karlsruhe.ihk.de
Vertretungsberechtigte:
Wolfgang Grenke (Präsident)
Dr. Guido Glania  (Hauptgeschäftsführer)

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Sie haben sich bereit erklärt, für die IHK Karlsruhe ehrenamtlich tätig zu werden. Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Ausübung des Ehrenamtes zu ermöglichen (z. B. für die Abstimmung und Einladung zu Sitzungen, Verfahren etc.). Außerdem werden in der Regel Ihre Kontaktdaten an die übrigen ehrenamtlich Tätigen Ihres Gremiums (Ausschuss, Vollversammlung etc.) weitergegeben.
Fotos/Aufnahmen: Darüber hinaus ist es abhängig vom jeweiligen Ehrenamt üblich, dass während der Ausübung dieses Amtes Fotos ggf. Filmaufnahmen von Ihrer Person angefertigt und im Zusammenhang mit der Berichterstattung über das Ehrenamt oder das Gremium, in welchem Sie tätig werden, in den Medien, im Internet (Website der IHK) oder ggf. auf den Social Media-Kanälen veröffentlicht werden. Es können auch Fotos an die regionale Presse zur Berichterstattung weitergegeben werden. Es können auch Fotos an die regionale Presse zur Berichterstattung weitergegeben werden.
Rechtsgrundlagen hierfür: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 4 LDSG.
Virtuelle Abstimmungen bei Gremiensitzungen: Gegebenenfalls werden Abstimmungen (Wahlen o. Abbildungen des Stimmungsbildes zu politischen Themen) in Sitzungen v. a. der Vollversammlung, des Präsidiums oder des Ausschusses, virtuell durchgeführt. In diesem Zusammenhang werden Ihre Daten verarbeitet, um diese virtuellen Abstimmungen organisieren und durchführen zu können. Voraussetzung für Ihre Teilnahme an der virtuellen Abstimmung ist Ihre vorherige Anmeldung zur Gremiensitzung. Es ist möglich, eine Abstimmung offen oder geheim einzustellen. Bei der offenen Abstimmung können alle Teilnehmenden sehen, wie jemand abgestimmt hat, bei der geheimen Abstimmung ist dies nicht möglich. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c, Abs. 3 S. 1 lit. b DSGVO i. V. m. dem IHKG (insb. §§ 5, 13 b IHKG) und Satzungsrecht der IHK verarbeitet.
Die Daten Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit werden auf folgender Rechtsgrundlage verarbeitet:
  • Präsidium, § 6 Abs. 1 IHKG
  • Vollversammlung, § 5 IHKG i. V. m. §§ 3 – 5 der Satzung der IHK Karlsruhe
  • Allgemeine Ausschüsse, § 8 IHKG i. V. m. § 13 der Satzung der IHK Karlsruhe
  • Berufsbildungsausschuss/Streitbeilegungsverfahren, § 77 Abs. 1 BBiG i. V. m. § 71 Abs. 2, § 79 Abs. 3 Nr. 8 BBiG i. V. m. § 111 Abs. 2 ArbGG
  • Handelsrichter, § 108 GVG
  • Vorsitzende und Beisitzer der wettbewerbsrechtlichen Einigungsstelle, § 15 UWG i. V. m. §§ 3, 4 der Verordnung der Landesregierung über die Errichtung von Einigungsstellen bei Industrie- und Handelskammern vom 9. Februar 1987/19. Oktober 2004 (EinigungsstellenVO)
  • Fachgremien im Sachverständigenwesen, § 36 GewO, § 7 IHKG Ba-Wü, § 5 Abs. 2 Sachverständigenordnung der IHK Karlsruhe
  • Aufgabenersteller für IHK-spezifische Weiterbildungsprüfungen §§ 53, 56 BBiG
  • Senioren Service, Lotsen, Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 Nr. 1 a DSGVO
  • Wahlausschuss, § 5 IHKG i. V m. § 8 der Wahlordnung der IHK Karlsruhe
  • Ausbildungsbotschafter, Vertrag gemäß § 10 BBiG
  • Arbeitskreise, § 1 Abs. 1 IHKG i. V. m. § 4 LDSG
  • Prüfer, § 40 Abs. 4 BBiG und Prüfer für Sach- und Fachkundeprüfungen nach den einschlägigen Verordnungen bzw. Satzungen der IHK Karlsruhe
  • Finanzrichter, §§ 16 ff. Finanzgerichtsordnung (FGO)
in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c, e) DSGVO, § 4 LDSG

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben:
  • Sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben.
  • Innerhalb der IHK an die Abteilung „Zentrale Dienste“, soweit dies zu Abrechnungszwecken erforderlich sein sollte bzw. an Mitarbeiter, die für die Betreuung des Ehrenamtes zuständig sind bzw. entsprechende Veranstaltungen organisieren.
  • An von der IHK beauftragte Auftragsverarbeiter. Die IHK lässt die Daten auch von Dienstleistern verarbeiten. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag, z. B. zur Durchführung und Organisation von IHK-Veranstaltungen in Präsenzform oder virtuell, Hoster und sonstige IT-Dienstleister wie externe Administration, Wartung und Fernwartung, Logistikdienstleister, Webseiten-Design, Cloud-Lösungen, Entsorger von Akten/Datenträger, ggf. Lettershops, ggf. Website-Tracking, ggf. Werbeagenturen.
  • Ggf. an Social Media-Kanäle. Weitere Hinweise zu der Verwendung von Social Media durch die IHK Karlsruhe finden Sie hier.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Hierzu gilt:
Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen findet die Datenverarbeitung auch im Ausland statt. Sollten Daten an einen Dienstleister mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden, wird die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantie gestützt. Zu der Übermittlung von Daten durch die Social Media-Kanäle siehe unter Punkt 5.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHK, aus dem Satzungsrecht der IHK und/oder aus steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Die Löschung Ihrer Daten bei virtuellen Abstimmungen erfolgt in der Regel nach Genehmigung des Protokolls der Gremiensitzung. Sofern Abstimmungen im Zusammenhang mit Wahlen virtuell durchgeführt werden, können längere Aufbewahrungsfristen gelten. In allen anderen Fällen besteht ein Löschkonzept. Ausnahme ist Ihre Einwilligung. In diesem Fall erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

8. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Karlsruhe, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte/n:
IHK Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

9. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Karlsruhe durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die IHK Karlsruhe benötigt Ihre Daten, um Ihre ehrenamtliche Tätigkeit abwickeln zu können. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht an den Vollversammlungen, Ausschüssen etc. teilnehmen. Insoweit besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten.